Einarbeitungs-Checkliste für neue Marketing-Mitarbeiter

Damit ein guter Start schnell gelingt, ist die gründliche Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen im Marketing essentiell. Je besser die Einarbeitung, desto schneller ist das neue Teammitglied in der Lage seine Aufgaben zu erfüllen und produktiv zu arbeiten. Die Zeit-Investition in das Onboarding lohnt also. Was alles dazugehört und warum die Einarbeitung nicht nach dem ersten Arbeitstag endet, klärt der folgende Beitrag.

(Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichte ich im Folgenden auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen. ;))

Einarbeitung? „Learning by Doing“ tut es auch! … oder nicht?

Natürlich sind die neuen Mitarbeiter Marketing-Profis und Experten in Ihrem Fach. Um sich aber in den unternehmensindividuellen internen Abläufen und Prozessen schnell zurechtzufinden und Marke und Produkte verstehen zu können, benötigen Sie Unterstützung.
Je besser der Einarbeitungsprozess, umso schneller kann der neue Mitarbeiter effizient arbeiten und die Fehlerquote wird reduziert.

Onboarding – nicht an einem Tag erledigt

Ein guter Einarbeitungsprozess beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und erstreckt sich bis zum Ende der Probezeit.
Die Nachfolgende Checkliste soll helfen, bei der Vorbereitung der Einarbeitung nichts Wichtiges zu vergessen.

Noch ein Tipp: Auch der nächste neue Mitarbeiter muss eingearbeitet werden. Dokumentieren Sie den Einarbeitungsprozess und erstellen ein Schema, was auch bei weiteren Neueinstellungen wieder Anwendung finden kann. Das spart Zeit und Nerven und hilft Fehler zu vermeiden.

Vor dem ersten Arbeitstag

Bereits im Vorfeld muss einiges organisiert und vorbereitet werden, damit das neue Teammitglied sich vom ersten Tag an willkommen fühlt und die Einarbeitung reibungslos funktioniert.

✔ Formales zum Arbeitsbeginn

Muss ein Personalbogen ausgefüllt werden? Gibt es in Ihrem Unternehmen wichtige Anweisungen oder Guidelines, die der Mitarbeiter aufmerksam lesen und unterschreiben muss? Bereiten Sie (in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung) alle Dokumente bereits im Vorfeld vor.
Informieren Sie den neuen Mitarbeiter rechtzeitig über Datum und Uhrzeit des Arbeitsbeginns und den Ansprechpartner, der ihn in Empfang nehmen wird. Eventuell ist es auch hilfreich, ihm Informationen zu Parkmöglichkeiten oder einer Weg-Beschreibung zum neuen Arbeitsplatz zukommen zu lassen.

✔ Arbeitsplatz

Ihr neuer Kollege benötigt einen Arbeitsplatz. Zum Arbeitsplatz zählen neben Tisch, Stuhl, Telefon und einer Basis-Ausstattung an Büromaterial auch notwendige technische Geräte (z. B. PC, Telefon) und benötigte Software. Prüfen Sie rechtzeitig, ob neue Lizenzen erworben oder Accounts angelegt werden müssen.

✔ Zugänge beantragen/freigeben

In vielen Unternehmen wird dieser Prozess automatisch von der Personalabteilung in Gang gesetzt. Ist dies bei Ihnen nicht der Fall, dann müssen Sie alle nötigen Zugänge und Zugriffsberechtigungen sowie ein E-Mail-Konto bei der IT-Abteilung beantragen. Denken Sie auch an die Installation aller nötigen Programme und Tools und vergessen Sie auch das Einrichten des Druckers nicht.

✔ Team informieren

Der Kollege hat seinen ersten Arbeitstag und keiner weiß Bescheid. Kein guter Start und auch kein gutes Gefühl für das Team und den „Neuen“. Das Team sollte also nicht erst am ersten Arbeitstag des neuen Kollegen über dessen Einstellung informiert werden. Teilen Sie dem Team rechtzeitig mit, dass es Verstärkung erhalten wird. Erläutern Sie klar den Aufgabenbereich des neuen Teammitglieds.

✔ Peer Mentor benennen

Benennen Sie einen Mitarbeiter, der dem neuen Kollegen in den ersten sechs Wochen als Starthelfer und Pate zur Verfügung steht. Der Peer Mentor ist im Idealfall ein erfahrener Mitarbeiter und steht dem „Newbie“ während der ersten Tage/Wochen als Hauptansprechpartner und Tour Guide zur Seite. Der Pate ist auch dafür verantwortlich, den neuen Kollegen auf Team-Regeln, interne Fallstricke und ungeschriebene „Gesetze“ hinzuweisen.
Trotz Pate sollte der Chef oder Abteilungsleiter natürlich immer auch als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

✔ Kurzfristigen Zeitplan ausarbeiten

Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung den individuellen Einarbeitungsplan und Zeitplan für die erste Woche, mit spezifischen Besprechungen / Veranstaltungen, die speziell für den neuen Mitarbeiter geplant sind.
Jedes Teammitglied sollte zudem Zeit einplanen um sich und seinen Aufgabenbereich vorzustellen. Meist reicht hierfür je eine Stunde aus.

✔ Einarbeitungsmappe vorbereiten

Falls nicht bereits vorhanden, stellen Sie alle wichtigen Unterlagen und Informationen schriftlich zusammen, die für den neuen Mitarbeiter interessant sind. Dazu zählen die unmittelbare Teamstruktur, Marketingziele und-Strategie, das generelle Marketingkonzept Ihres Unternehmens sowie sonstige wichtige Informationen zur Marketingabteilung.
Darüber hinaus kann dieser Guide auch die Zusammenstellung aller wichtigen Ressourcen, Tools und Systeme dienen und eine Übersicht über marketingrelevante Richtlinien, wie Corporate Design, Wording Guides, Markenidentität oder Social Media Guidelines beinhalten.

✔ Sonstiges

Überlegen Sie, welche Dinge noch im Vorfeld organisiert werden müssen: Müssen beispielsweise Visitenkarten bestellt oder Türschilder angefertigt werden? Muss ein Postfacheingerichtet und beschriftet werden?

Lese-Tipp: Welche wichtigen Informationen benötigt ein neuer Mitarbeiter im Marketing? Dieser Beitrag liefert Ideen: “Einarbeitung als neuer Marketing Manager – Checkliste zur Strukturierung der ersten Tage“

Am ersten Arbeitstag

Nehmen Sie sich an diesem Tag Zeit für das neue Teammitglied. Empfang, Begrüßung und Einführung sollten nicht mal schnell zwischen zwei Meetings geschoben werden. Lassen Sie den neuen Kollegen auch nicht warten. Sind unverschiebbare, wichtige Meetings am Montagmorgen angesetzt, dann lassen Sie den neuen Mitarbeiter einfach später anfangen oder benennen einen Stellvertreter, der das neue Teammitglied in Empfang nimmt.

✔ Empfang und offizielle Begrüßung

Natürlich muss auch der Empfang Bescheid wissen, dass ein neuer Marketing-Kollege an diesem Tag seinen Dienst antritt. Gemeinsam mit einem Personalverantwortlichen sollte der neue Kollege freundlich – und pünktlich – in Empfang genommen werden.

 „Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.“ 

✔ Vorstellung

Nach der Begrüßung gehört eine kleine Team-Vorstellungsrunde zum Pflichtprogramm. In diesem Rahmen kann auch gleich der Pate vorgestellt werden, der dem neuen Mitarbeiter als direkter Ansprechpartner in der Einarbeitungszeit dient.
Zudem können auch Vorstellungsrunden in anderen Abteilungen veranlasst werden.
Besonders wichtig sind Personen, mit denen der neue Mitarbeiter arbeiten wird oder die er als Teil seiner Rolle und beruflichen Erfolges kennenlernen muss.
Verfügt Ihr Unternehmen über einen internen Newsletter, Intranet oder ein Schwarzes Brett, so kann der neue Mitarbeiter auch auf diesem Weg der Belegschaft vorgestellt werden.

✔ Arbeitsplatz, Material und Zugänge

Die Zuweisung und gemeinsame Einrichtung des Arbeitsplatzes gehört ebenso in die ersten Stunden wie die Übergabe aller nötigen Zugangsbadges/-Codes, Schlüssel und Arbeitsmaterialien.

✔ Rundgang durch Gebäude und Abteilungen

Zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter das Unternehmen. Wo befinden sich Teeküche, Toiletten, Kantine und Besprechungsräume? Wo sitzen Vertrieb, Produktentwicklung oder die IT?
Große Unternehmen mit komplexen Gebäudestrukturen können einen kleinen Plan anfertigen, damit sich der neue Mitarbeiter zurechtfinden kann.
Zeigen Sie auch die wichtigen Orte der eigenen Abteilung: Wer sitzt wo? Wo ist das Marketing-Materiallager? In welchem Schrank befindet sich das Büromaterial und worauf ist im Marketing-Büro ggf. zu achten?

✔ Willkommen heißen

Integrieren Sie den neuen Kollegen von Anfang an in Ihre Abteilung. Um die Kontaktaufnahme zu fördern, die Hemmschwelle zu senken und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken, empfiehlt sich beispielsweise ein gemeinsames Mittagessen im Team oder eine ungezwungene Kaffeerunde.
Manche Unternehmen überreichen neuen Kollegen auch ein kleines Willkommensgeschenk.

In der ersten Arbeitswoche

Die erste Arbeitswoche sollte der eigentlichen Einarbeitung dienen. Der neue Kollege wird geschult und erhält alle wichtigen Informationen zum Unternehmen, den Produkten und Leistungen sowie einen Überblick über Abläufe und Projekte. Planen Sie diese erste Arbeitswoche und erstellen einen Schulungsplan. Vergessen Sie auch nicht, den Schulungsplan an den neuen Kollegen zu kommunizieren.

✔ Schulung

Planen Sie (Anwender-)Schulungen zu genutzten Tools, Systemen und Technik ein. Schließlich soll das neue Teammitglied mit all der Software und den Systemen umgehen können. Zuvor ist es natürlich hilfreich alle Tools aufzulisten, mit denen das Marketing arbeitet, um auch wirklich nichts zu vergessen (z. B. Content Management Systeme, Analyse-Tools, CRM-Systeme, Monitoring-Tools, interne Datenbanken, u.v.m.).
In der Regel werden im Rahmen der Einarbeitungs-Woche auch Schulungen und Unterweisungen zum Thema Arbeitssicherheit, Brandschutz oder Datenschutz durchgeführt.

✔ Produktvorstellungen

Der neue Kollege muss natürlich alle Produkte und Leistungen des Unternehmens kennen, um sie vermarkten zu können. Deshalb ist es sinnvoll, Produktschulungen durchzuführen und den „Newbie“ über alle Leistungen und Services sowie Alleinstellungsmerkmale zu informieren.

✔ Abteilungsdurchlauf / -Vorstellung

Im Idealfall stellen sich alle wichtigen Unternehmensbereiche im Rahmen einer kleinen Präsentation einmal vor: Was macht der Bereich genau? Wer arbeitet in der Abteilung und wie ist sie strukturiert? Was sind die Tätigkeitsschwerpunkte und wo existieren Schnittstellen zum Marketing? Besonders wichtig sind natürlich Bereiche, mit denen das Marketing eng zusammenarbeitet, wie beispielsweise Vertrieb, Forschung & Entwicklung oder die Pressestelle.

✔ Allgemeine Regelungen

Informieren Sie das neue Teammitglied auch über allgemeine interne Regelungen wie beispielsweise Home-Office und Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Zeiterfassung, Urlaubsregelungen oder private Nutzung von Handy und Internet.
Darüber hinaus sollten Sie auf besondere Angebote hinweisen, wie beispielsweise den Betriebsarzt, firmeninterne Sportgruppen oder andere Aktivitäten, Angebote und Vergünstigungen, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt.

✔ Anstehende und regelmäßige Termine

Der neue Mitarbeiter muss zudem über wichtige Termine oder Veranstaltungen, informiert werden. Laden Sie ihn am besten direkt in regelmäßige Besprechungen, Teammeetings oder relevante Termine ein.

✔ Wichtige Abläufe

Stellen Sie vor, wie das Wissensmanagement im Haus organisiert ist, welche Tools zur Kollaboration im Team genutzt werden und wie das zentrale Ablagesystem aussieht. Geben Sie eine Übersicht über wichtige Abläufe und Prozesse.

Nach der Einarbeitungswoche

Nachdem alle Schulungen absolviert und ein Überblick über Unternehmen und Bereiche geschaffen wurden, kann es endlich richtig losgehen. Nach der Einarbeitungs-Woche geht es um Aufgaben, Projekte, Arbeitsbereiche und das „Daily Business“.

✔ Gespräch mit der Führungskraft

Auftakt sollte ein Gespräch mit der Führungskraft darstellen. Hier wird nicht nur der erste Eindruck der letzten Woche im Unternehmen abgefragt, sondern es werden konkrete Erwartungen und angestrebte Ergebnisse der Arbeit sowie Aufgaben und Kompetenzbereiche besprochen und Meilensteine gesetzt.
Vor dem Ende der Probezeit sollten regelmäßig weitere Feedback-Gespräche stattfinden. Sie sind hilfreich, um über den Stand/Fortschritt der Einarbeitung informiert zu bleiben, den Mitarbeiter zu motivieren und diese Gespräche zeigen auf, ob es Schwierigkeiten oder Probleme gibt.

✔ Aufgabenübergabe und praktische Einarbeitung

Das neue Teammitglied muss nun die laufenden Projekte und Aufgaben kennenlernen und entsprechend integriert werden.
Neben der Vorstellung des übergreifenden Marketing-Planes, sollte der neue Mitarbeiter eine Übersicht aller laufenden Aufgaben und Projektstände erhalten. Im Idealfall existiert eine detaillierte Übergabe des Vorgängers. Für eine schnellere Einarbeitung eignen sich übrigens Checklisten und Projektpläne.
Geben Sie auch Hinweise auf die Priorisierung der Aufgaben, nennen wichtige Kontaktpersonen und informieren über verwaltungstechnische Verfahrensabläufe, die mit den Aufgaben in Zusammenhang stehen.

Lese-Tipp: Damit die Übergabe von Aufgaben im Marketingbereich gelingt, haben wir einen Leitfaden erstellt: „Übergabe von Aufgaben – So klappt´s reibungslos (Checkliste)“

✔ Termine

Der neue Mitarbeiter muss zu allen wichtigen Terminen eingeladen werden, wie beispielsweise dem Teammeeting oder regelmäßigen Abstimmungsrunden mit dem Vertrieb. Sofern dies nicht bereits geschehen ist, sollte das spätestens jetzt passieren.

Einarbeitung braucht Zeit

Geben Sie dem neuen Teammitglied Zeit, sich in Ihrem Unternehmen zurechtzufinden. Je nach Unternehmen und Vorerfahrung wird der Mitarbeiter 3-6 Monate benötigen, um sich zurechtzufinden. Bei komplexen Konzernstrukturen manchmal sogar länger.
Eine intensive Betreuung in den ersten Wochen und sauber dokumentierte Arbeitsabläufe, Checklisten und Vorlagen werden dem Neuen helfen, schneller produktiv arbeiten zu können.

• Überlassen Sie den neuen Mitarbeiter nicht selbst und nehmen sich regelmäßig Zeit für ihn
• Stehen Sie für Fragen zur Verfügung
• Geben Sie aktive Hilfestellung und Unterstützen Sie das neue Teammitglied
• Geben Sie dem Newbie alle wichtigen Informationen an die Hand, die er benötigt – bestenfalls schriftlich dokumentiert
• Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche, um über den Stand der Einarbeitung informiert zu bleiben