Übergabe von Aufgaben – So klappt´s reibungslos (Checkliste)

ÜbergabeprotokollEs gibt zahlreiche Gründe, warum eine Übergabe von Aufgaben im Marketingbereich notwendig ist: Ein Mitarbeiter plant einen langen Urlaub, erkrankt, übernimmt neue Projekte, wechselt in eine andere Abteilung oder verlässt das Unternehmen gänzlich. In jedem Fall ist eine gute Übergabe der Aufgaben und Projekte wichtig.

Aber welche Informationen sollten eigentlich konkret übergeben werden? Woran ist zu denken? In diesem Beitrag habe ich wichtige Punkte zusammengetragen die in keiner Übergabe fehlen sollten.

Vorab: Wissensmanagement ist immer gut

Ein gutes und strukturiertes Wissensmanagement unterstützt jeden Vertreter und Nachfolger bei seiner Arbeit. Dazu gehören zentrale Ablagesysteme, Projektdokumentationen und klare Informationsprozesse. Manchmal erkrankt ein Mitarbeiter plötzlich und es ist keine Zeit für eine ordentliche Übergabe. Ein gutes Wissensmanagement und saubere Dokumentationsstrukturen helfen dann schnell, die Arbeiten zu übernehmen.

Was ist bei einer Übergabe zu beachten?

MeetingWichtig bei einer Übergabe: Halten Sie alles schriftlich fest! So geht kein wichtiges Detail verloren und alles Besprochene ist auch nach längerer Zeit noch nachvollziehbar. Außerdem können Sie so selbst kontrollieren, dass Sie an alles gedacht haben.

Dokumentieren Sie im Rahmen der Übergabe Projekte, Aufgabenpakete, Bearbeitungsstände, Absprachen und involvierte Personen, Termine, wichtige ToDo´s und Informationsquellen und Materialien.

Auch wichtig: Bevor Sie einen Vertreter bestimmen, sprechen Sie dies mit ihm ab und klären, wie die zusätzlichen oder neuen Aufgaben zu bewältigen sind. Eventuell müssen auch Zielvereinbarungen angepasst werden.

Übrigens ist die (Urlaubs-)übergabe ein wiederkehrender Prozess im Unternehmen, der nicht nur die Marketingabteilung, sondern alle Unternehmensbereiche betrifft. Legen Sie also am besten Übergabe-Templates an, die diesen Prozess strukturieren und die Erstellung von Übergabeprotokollen erleichtern. Sie müssen das Rad nicht immer wieder neu erfinden.

Was sollte übergeben werden?

Überlegen Sie immer: Welche Informationen benötigt der Vertreter oder Nachfolger, um die Arbeit problemlos weiterführen zu können? Je nach Länge der Abwesenheit und auch abhängig davon, wie gut die Vertretung den Arbeitsbereich kennt, müssen Sie die Übergabe sehr gründlich oder weniger detailliert organisieren.

Hier einige Ideen. Folgende Informationen könnten im Rahmen einer Übergabe weitergegeben und dokumentiert werden:

1. Zeitraum

  • Für welchen Zeitraum muss eine Vertretung her? Handelt es sich um eine Urlaubsvertretung oder wird ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet?

2. Vertretung

  • Welche Person übernimmt die Vertretung? Welche Aufgaben werden auf welche Personen oder Stellen verteilt?
  • Wie verhält es sich mit Freigaben oder sonstigen Befugnissen?
  • Wird eine Telefonweiterleitung eingerichtet? Wenn ja, an wen?
  • Wird eine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet? Wenn ja, an wen? Welche Abwesenheitsnotiz wird eingestellt? Gibt es bestimmte zentrale Postfächer (z. B. info@xyz), die nun durch eine andere Person geleert und bearbeitet werden müssen?
  • Wie wird mit eingehender Post und Rechnungen verfahren?

3. Passwörter und Zugänge

  • Gerade im Marketing wird mit unzähligen Tools und Plattformen gearbeitet. Die jeweiligen Accounts und Zugangsdaten sollten entsprechend übergeben werden.
  • Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sollten unbedingt die Accounts gelöscht oder die Passwörter ausgetauscht werden!

4. Kontakte

  • Vergessen Sie nicht, eine Kontaktliste mit wichtigen internen und externen Kontaktdaten (z. B. Kontakt zu Agenturen, Projektverantwortlichen oder interne Ansprechpartnern in anderen Abteilungen) zu erstellen.
  • Überlegen Sie in diesem Zusammenhang auch, wer über die Abwesenheit oder die Neubesetzung einer Stelle informiert werden muss.

5. Termine

  • An welchen regelmäßigen Meetings und Abstimmungen muss der Vertreter teilnehmen (z. B. Projektmeetings oder Teammeetings)? Welche Rolle hat er inne? Welche Vorbereitung wird erwartet?
  • Welche Daten und Veranstaltungen sind wichtig und stehen an (z. B. Messetermine)? Gibt es eine Übersicht oder einen Plan, in dem alle Termine aufgelistet sind? Wo ist der Plan zu finden?
  • Gibt es sonstige zentrale Kalender, die zu berücksichtigen oder gar zu pflegen sind?
  • Welche Meilensteine im Rahmen der Projektarbeit sind zu beachten?
  • An welche wichtigen Fristen und Deadlines, wie beispielsweise Druck- oder Veröffentlichungstermine, ist zu denken?
  • In welcher Priorität müssen Aufgaben erledigt werden? Was ist besonders wichtig und dringend und was könnte ggf. liegenbleiben?
  • Wurden bestimmte Termine vereinbart, die der Vertreter wahrnehmen muss (z. B. Rückrufe oder Agenturtermine)?

6. Laufende Projekte

  • Welche Projekte und Kampagnen müssen betreut werden? Welche Rolle übernimmt der Vertreter/Nachfolger im Rahmen des Projektes?
  • In welchem Stand befinden sich die Projekte?
  • Welche kurzfristigen Aufgaben und Entscheidungen stehen im Rahmen der Projektarbeit an? Was ist zu tun?
  • Welche Mitarbeiter und externen Dienstleister sind involviert?
  • Wo sind Informationen und Dokumentationen zum Projekt hinterlegt?
  • Was ist zu beachten? Wie sind die Abläufe?

7. Tägliche Arbeiten / Routinearbeiten

  • Welche täglichen oder regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben sind zu erledigen?
  • Wann sind diese Aufgaben zu erledigen?
  • Was ist zu beachten und wie ist vorzugehen?
  • Wie ist mit bestimmten Anfragen umzugehen?
  • Wo sind wichtige Dokumente und Informationen zu den jeweiligen Aufgaben zu finden?

8. Ressourcen, Checklisten und Manuals

  • Welche Arbeitshilfen (z. B. Event-Checklisten) stehen zur Verfügung und wo sind diese abgelegt?
  • Mit welchen Tools und (Software-)Systemen wird gearbeitet? Wo sind die zugehörigen Zugänge zu finden? Wie erfolgt ggf. eine Einweisung zur Bedienung?
  • Wo sind Handbücher und Manuals zu bestimmten Themen hinterlegt?
  • Welche Vorgaben sind bei der Arbeit zu berücksichtigen? (z. B. Wording-Guides)

9. Berechtigungen

  • Wer ist berechtigt, bestimmte Unterschriften zu leisten oder Freigaben zu erteilen?
  • Werden dem Vertreter bestimmte Rechte übertragen oder übernimmt dies ein Vorgesetzter?

10. Sonstiges

  • Welche sonstigen wichtigen Informationen benötigt der Nachfolger oder Vertreter, um die Arbeiten erfolgreich und ohne Bruch weiterzuführen?
  • Müssen eventuell bestimmte Prozesse und Abläufe erklärt werden?
  • Ist der Kollege/Nachfolger mit der allgemeinen Büroorganisation vertraut?
  • Welche „grauen Eminenzen“ sollte man kennen oder welche informellen Verhaltensnormen, Gepflogenheiten oder Besonderheiten gibt es?

Falls die Möglichkeit besteht, überreichen Sie dem Vertreter nicht einfach nur das Übergabeprotokoll, sondern erklären ihm die wichtigen Aufgaben in einem persönlichen Gespräch. So können Missverständnisse vermieden und offene Fragen geklärt werden.

 

Wie machen Sie´s?

Wie organisieren Sie die Einweisung der Vertretung? Welche Checklisten und Verfahren können Sie empfehlen? Woran ist aus Ihrer Sicht noch zu denken? Sagen Sie´s per Kommentar!

 

 

http://www.sinnwert-marketing.de/kontakt/

One thought on “Übergabe von Aufgaben – So klappt´s reibungslos (Checkliste)

  1. Pingback: Auf und davon? Nicht ohne diese 5 Tipps für die Urlaubsübergabe - Wake up Communications Blog

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.