Einarbeitung als neuer Marketing Manager – Checkliste zur Strukturierung der ersten Tage

Neu im Marketing? Die ersten Tage als neue(r) Marketing Manager(in) in einem neuen Unternehmen können ganz schön fordernd sein. Damit Sie am neuen Arbeitsplatz schnell voll durchstarten können, ist eine strukturierte Herangehensweise an die Einarbeitung essentiell. Die nachfolgende Checkliste sorgt für einen schnellen Durchblick.

1. Allgemeiner Überblick

Eventuell gibt es Einarbeitungsprozesse, Schulungen oder Informationen für neue Mitarbeiter, die einen Überblick über das Unternehmen geben. Fragen Sie am besten in der Personalabteilung oder bei Ihrem Vorgesetzten nach, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen (sofern Ihnen diese nicht bereits standardmäßig angeboten werden).

Bitten Sie zudem um ein Auftakt-Gespräch mit Ihrem neuen Vorgesetzten und klären in diesem Rahmen:

• Was ist für sie/ihn wichtig? Was sind ihre/seine Erwartungen an Sie?
• Welche Ziele, erwartetes Rollenverhalten und welche Aufgabenstellung werden für Sie formuliert?
• Welche besonders dringenden Aufgaben stehen an? Welche Prioritäten sieht sie/er?
• Welchen allgemeinen Überblick und welche Tipps kann sie/er Ihnen bereits an die Hand geben?
• Wer ist Ihr Ansprechpartner für direkte organisatorische Fragen oder Mentor (Tipp: lassen Sie sich auch gleich vorstellen)?
• Gibt es eine Übergabe Ihres Vorgängers?

Anschließend geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen und Informationen zu folgenden (und ggf. weiteren) Themen strukturiert zusammenzutragen, um nicht ständig verwirrt irgendwo nachfragen zu müssen:

2. Marketing-Selbstverständnis

Welchen Stellenwert und welche Mission hat das Marketing im Unternehmen? Wurde ein Selbstverständnis bereits formuliert? Welcher Fokus existiert? Gerade in größeren Unternehmen gibt es hierzu oft Vorgaben und Festlegungen.

Tragen Sie Informationen zusammen zu:

• Marketing´s Mission
• Selbstverständnis und Fokus sowie Leitsätze
• Allgemeiner Stellenwert im Unternehmen und grundlegende Ziele

3. Marketing-Organisation

Selbstverständlich sollten Sie sich über die Mitglieder, Funktion und Aufgaben des Marketing-Teams einen Überblick verschaffen, aber auch Bereiche betrachten, zu denen Schnittstellen existieren. Informieren Sie sich unbedingt über regelmäßige Termine, die bereits heute zur Abstimmung stattfinden und lassen sich in Informationsverteiler aufnehmen.
Sofern Sie in einem internationalen Konzern tätig sind, sollten Sie sich auch über Ihre Rolle im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit informieren.

Beispiele für Informationen rund um das Team und die Organisation:

• Organisationsplan
• Namen und Funktion der Kolleginnen/Kollegen
• Aufgabenteilungen, Spezialgebiete und besondere Kompetenzen der Teammitglieder sowie deren Rolle in wichtigen aktuellen Projekten
• Berechtigungen: Wer darf welche Freigaben erteilen oder Unterschriften leisten? Wer muss wann informiert werden?
• Vertreterregelungen
• Falls vorhanden: Workflows und Kommunikationspläne
• Marketingprozesse
• Namen, Funktionen und Kontakte der Kollegen aus angrenzenden Bereichen, wie beispielsweise Vertrieb, Produktentwicklung oder Marktforschung
• Termine für Redaktionssitzungen, Management- und Abstimmungsmeetings

4. Arbeitsroutinen, Büroorganisation und betriebliche Regelungen

Für einen schnellen Start sollten Sie auch nicht vergessen, sich über Arbeitsroutinen und organisatorische Dinge zu informieren, wie beispielsweise Kernarbeitszeiten, Beschaffung von Büromaterial und benötigter Technik, Post- und Ablagesysteme.

Prüfen Sie beispielsweise:

• Welche Vorgaben für E-Mail-Signaturen und Anrufbeantwortersprüche oder gar Begrüßungen am Telefon gibt es?
• Wo ist die interne Poststelle?
• Wie verhält es sich mit der Arbeitszeit- und Pausenregelung und gibt es vielleicht eine Kantine?
• Wie funktionieren Krankmeldung und Urlaubsantrag?
• Wie und durch wen wird Büromaterial geordert?
• Welches Ablagesystem oder Wissensmanagementstruktur wird intern verwendet? Was ist zu beachten?
• Wie ist mit internen Anfragen umzugehen?
• Sind sonstige Regelungen zu beachten, wie Parkplatzregelungen, Arbeitszeiterfassungen und ähnliches
• u.s.w.

5. Dienstleister

Welche Aufgaben werden extern erledigt? Mit welchen Freelancern oder Agenturen arbeitet das Unternehmen regelmäßig oder sporadisch zusammen? Welche vertraglichen Vereinbarungen und Kontingente existieren und wo sind die Kontaktdaten und Ansprechpartner hinterlegt? Und gibt es bestimmte regelmäßige Abstimmungs- oder Reporting-Termine, die Sie kennen sollten?

Beispiele für Dienstleister:

• Web- und SEO-Agentur
• PR-Agentur
• Grafiker und Kreativagenturen
• Eventagenturen
• Druckereien
• u.v.m.

6. Marketing Plan und aktuelle Projekte

Um nahtlos anknüpfen zu können, müssen Sie selbstverständlich wissen, welche Marketingaktionen und -Kampagnen heute schon verbindlich geplant oder bereits in vollem Gange sind. Außerdem zeigt ein Plan die strategische Ausgangssituation sowie Ziele und Prioritäten auf.

Informieren Sie sich über

• Strategische Unternehmensplanung
• Strategische Marketing-Planung
• Prioritäten im Marketing
• Auswertungen der letzten Jahre/Quartale sowie Umsatz- oder Kennzahlen
• Operative Maßnahmen, -Kampagnen, -Media, -Redaktionspläne
• Laufende Kampagnen und Projekte inkl. deren Status
• Aktuell gültiges Marketing- und Vertriebsmaterial

Prüfen Sie zudem welche täglichen oder regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben im Marketing zu erledigen sind.

7. Tools

Im Marketing geht heutzutage fast nichts mehr ohne Tools. Entsprechend viel Software, Portale und Systeme hat sicher auch Ihr Vorgänger genutzt. Prüfen Sie also, welche unternehmensinterne Software/Tools zu welchem Zweck zu bedienen ist und wo ggf. Schulungsmaterial dazu zu finden ist. Und verschaffen Sie sich zudem einen Überblick darüber, welche externen Tools genutzt werden und wo die Zugänge hinterlegt sind.

Beispiele für Tools im Marketing

• CRM-System
• Content Management System für Website und Blog
• Google Analytics und andere Monitoring- und Analyse-Tools
• Interne Reporting-Systeme und Management-Tool
• Zugänge zu Social Networks
• Newsletter-Systeme
• Interne Wissens-Datenbanken oder Kalender
• u.v.m.

8. CI, Guidelines und Vorgaben

Zur Sicherstellung eines stringenten Auftritts nach innen und außen, existieren in den meisten Unternehmen Guidelines und konkrete Vorgaben für die Kommunikation. Fragen Sie gezielt nach geltenden Richtlinien und deren Aktualität und Geltungsbereiche.

Beispiele für Richtlinien

• Corporate Design Richtlinien
• Corporate Identity Manuals
• Wording-Guides
• Social Media Guidelines
• Krisen- und Kommunikationshandbücher
• Kampagnen-Guides
• u.v.m.

Sie sind dran!

Was habe ich vergessen? Und welche Tipps haben Sie für die Einarbeitungsphase als neuer Marketing Manager? Sagen Sie´s per Kommentar!

 

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