Zeitbudget-Kalkulation für die Social Media-Arbeit (inkl. Gratis-Kalkulator)

Oft werde ich von Kunden oder Seminarteilnehmern gefragt: „Wie viel Zeit muss ich eigentlich für meine Social Media Arbeit einplanen?“ Leider gibt es hier keine Aussage, die für alle Social Media Manager gleichermaßen zutrifft, da der Stundenaufwand von Art und Umfang der Social Media Strategie abhängt. Allerdings gibt es Möglichkeiten, den Zeitaufwand abzuschätzen und zu kalkulieren.

Zunächst müssen wir jedoch klären, welche Aufgaben im Rahmen des Social Media Managements überhaupt anfallen.

Aufgaben der Social Media Arbeit

Die Aufgaben eines Social Media Managers, bzw. Social Media Teams sind vielfältig. Die konkreten Aufgaben und der entsprechende Umfang ergeben sich je nach Strategie, Zielstellung und entsprechendem Nutzungsumfang von Social Media.

Aufgaben können u.a. sein:

Planung:

  • (Weiter-)Entwicklung der Social Media Strategie (inkl. Zielgruppenanalyse, Wettbewerbsbeobachtung, Marktforschung, SWOT-Analyse, Brand Monitoring, etc.)
  • Auswahl geeigneter Social-Media-Kanäle und Handlungs-Konzepte
  • Koordination und Steuerung des (Social Media)Teams und externer Dienstleister
  • Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation in Bezug auf Social Media
  • Change Management und Vorbereitung der Organisation
  • Beobachtung von Trends, Entwicklungen und Rahmenbedingungen
  • Eigene Weiterbildung

Umsetzung:

  • Auf- und Ausbau der Communities inkl. ständiger Aktualisierung der Daten (dazu zählen auch Programmierung von Apps und Einrichten des CMS)
  • Bewerbung von Content und Community sowie Integration der Social Media Aktivitäten in den Gesamt-Mix des Unternehmens
  • Redaktionsplanung und Projektmanagement
  • Redaktionelle Betreuung der Social Media Kanäle
  • Interaktion mit Usern, Beantwortung von Fragen und Kommentaren, Moderation, Recherche und Erstellen von Content (Fachbeiträge, Grafiken, Videos, etc.)
  • Entwicklung, Koordination und Durchführung von Kampagnen und Aktionen
  • Bewerbung von Content und Communities (z. B. via. Ads)
  • Influencer-Identifikation und -Relations
  • Erstellung von Krisenhandbüchern, Social Media Krisenmanagement
  • Schnittstelle zwischen User und Fachbereichen des Unternehmens
  • Interne Kommunikation und Abstimmung
  • Schulung und Unterstützung von Mitarbeitern
  • Erstellung und Aktualisierung von Social Media Guidelines

Kontrolle:

  • Auswahl und Initiierung geeigneter Monitoring-Programme
  • Sammeln von Themen, Trends, Kundenfeedback und Marktforschung
  • Entwicklung von Kennzahlen zur Erfolgsmessung
  • Überprüfung der Zielerreichung und Reporting
  • Ableiten von Maßnahmen zur Verbesserung

 

Tipp: Der Bundesverband Community Management e.V. (BVCM) hat bereits im Jahr 2012 Social Media Berufsbilder und Kompetenzfelder definiert und voneinander abgegrenzt. Die Übersicht steht hier zum Download bereit. Außerdem gibt es Stellenprofile für Social Media Manager und Community Manager zum Download.

 

Was dauert wie lange?

Zunächst muss unterschieden werden, welche Aufgaben einmalig, jährlich, regelmäßig oder gar täglich stattfinden.

  1. Planung und Konzept

Hierbei handelt es sich um ein Aufgabenpaket, das vorwiegend jährlich stattfindet. Wird erstmalig ein Social Media Konzept erstellt, muss etwas mehr Zeit eingeplant werden. In den Folgejahren wird die Strategie meist nur überprüft und angepasst.

Treten unterjährig unvorhergesehene Situationen auf (z.B. Krisen, Änderungen der Rahmenbedingungen, etc.), dann muss die Strategie natürlich entsprechend justiert werden.

Für die Planung und Konzeption haben Social Media Manager kleiner und mittlerer Unternehmen i.d.R. nur wenig Zeit. Erfahrungsgemäß findet die Planung parallel zum Tagesgeschäft statt und ist in höchstens 4 Wochen abgeschlossen.

  1. Set-Up

Auch das initiale Aufsetzen und Einrichten von Social Media Profilen sind i.d.R. einmalige Aufgaben. Aber auch hier gilt natürlich: Die Präsenzen müssen stets aktuell sein. Eine regelmäßige Überprüfung der Daten und Informationen (z. B. Kontakt-Informationen, Öffnungszeiten, Unternehmensprofil) in den Social Media Präsenzen ist also Pflicht.

Ein Profil (z.B. Facebook Seite) mit den Basis-Informationen zum Unternehmen und allen wichtigen Einstellungen ist in weniger als einer Stunde eingerichtet. Zeitintensiv ist hier die Erstellung ansprechender Bilder (Header- und Profilbilder) im richtigen Format oder auch das Programmieren bestimmter Apps, die gerade bei Facebook oft eine Rolle spielen.

  1. Daily Business

Die Interaktion mit den Usern, das Recherchieren, Erstellen, Posten und Überwachen von Inhalten sowie die interne Koordination und Kommunikation, gehören zum Tagesgeschäft eines Social Media Managers. Diese Aufgaben nehmen die meiste Zeit in Anspruch.

Hier einige Daumen-Werte, die je nach Umfang natürlich variieren können:

  • Das Erstellen eines Blog-Beitrages nimmt inkl. Recherche und Qualitätssicherung etwa 4-5 Stunden in Anspruch.
  • Redaktionssitzungen sollten wöchentlich durchgeführt werden. Etwa eine Stunde dauert die Abstimmung der Inhalte und Themen.
  • Einmal wöchentlich sollte ein Blick in das Monitoring-Tool geworfen werden und auch die Performance der Kampagnen analysiert werden. Eine Stunde ist für die Analyse der Daten und das dazugehörige Ableiten von Maßnahmen nötig.
  • Je nach Größe und Interaktionsfreudigkeit der Community muss mindestens eine Stunde am Tag für die Kommunikation mit den Usern eingeplant werden.

Mark Smiciklas von Intersection Consulting hat die wöchentlichen Aufgeben eines Social Media Managers inkl. der entsprechenden Zeiten in einer Infografik  zusammengestellt:

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Ralf Heinrich von Kreativbüro hat sich ebenfalls mit der Zeit beschäftigt, die man im Social Web verbringt und eine Infografik dazu erstellt:

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  1. Außergewöhnliches (z. B. Krisenmanagement)

Besondere Kampagnen oder auch Krisen erfordern volle Konzentration und damit jede Menge Zeit. Kampagnen lassen sich zeitlich einplanen, Krisen und deren Verlauf sind jedoch unvorhersehbar.

 

Grundsätzlich ist festzustellen: Social Media Management ist ein Fulltime-Job und i.d.R. nicht „mal schnell nebenbei“ zu erledigen – Insbesondere dann, wenn Ihre Strategie aufgeht und die User via. Social Media mit Ihnen Kommunizieren, Fragen stellen und Interagieren.

 

Nützlicher Helfer: Excel-Kalkulator

Zur Erfassung und Kalkulation der benötigten Zeit, finden Sie hier eine Excel-Vorlage zum kostenfreien Download:

Selbstverständlich eignen sich auch klassische Projektmanagement-Tools für die Zusammenstellung der Aufgaben und Kalkulation der dafür benötigten Zeit und Kosten. Für Unternehmen mit schmalem Budget gibt es einige kostenfreie Lösungen, wie zum Beispiel GanttProject.

Vorlage: Social Media Zeit-Kalkulator

Tools zur Zeiterfassung

Um die eigene Arbeitswoche und auch Projekte besser strukturieren zu können ist es hilfreich, sich einen Überblick über aktuelle Aufgaben und die benötigte Zeit zu verschaffen.

Am besten nutzen Sie ein Zeiterfassungs-Tool, wie beispielsweise timeEdition, Hours oder RescueTime.

Das Erfassen der Zeiten hilft,

  • versteckte Zeitfresser zu identifizieren,
  • benötigte Zeiten für bestimmte Arbeitsschritte und Aufgabenpakete zu erfassen und als Kalkulationsbasis für die Folgeplanung zu nutzen,
  • eine Basis für die Ressourcenplanung zu schaffen,
  • den eigenen Tag besser zu strukturieren.

 

Wie kann ich Zeit sparen?

2. Den Arbeitstag strukturieren

Strukturieren Sie bereits im Vorfeld Ihren Arbeitstag und legen fest, was Sie bis wann erreicht haben wollen. Das hilft, sich zu fokussieren. Gerade bei der Content-Recherche verlieren wir uns nämlich sehr schnell im Social Web und vergessen die Zeit. Umso wichtiger ist der Zielfokus, mit dem Sie an Ihre Aufgabe herangehen.

Einigen hilft auch das Blocken bestimmter Zeiten im Terminkalender.

2. Routinen sparen Zeit

Entwickeln Sie Workflows und Checklisten für wiederkehrende Tätigkeiten. So unterstützen und vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe, vergessen nichts Wichtiges mehr und sparen Zeit.

3. Tools nutzen

Für die tägliche Social Media Arbeit existieren jede Menge kostenfreie und kostenpflichtige Tools und Helfer. Beispielsweise können mithilfe von Management-Tools wie Hootsuite Beiträge automatisiert in diversen Social Network Plattformen verteilt werden. Andere Tools, wie Trello, helfen bei der Zusammenarbeit.

Ein Redaktionsplan hilft dabei, die Zeit besser einzuteilen und im Voraus zu planen.

Für die Themensammlung und –Recherche eignen sich RSS-Feedreader, wie Feedly und Tools zum Sammeln und Ordnen der Inhalte, wie Evernote. Auch das spart Zeit.

4. Content „recyclen“oder curatieren

Beschreiben Sie Themen aus verschiedenen Blickwinkeln oder teilen alte, aber zeitlose Beiträge erneut. Das spart Zeit und bietet dennoch Mehrwerte.

Teilen Sie auch hin und wieder Beiträge anderer Autoren. Content Curation spart nicht nur Zeit, denn Sie müssen die Inhalte nicht selbst erstellen. Es kann außerdem helfen die Reichweite zu erhöhen, bestimmte KeyWords zu platzieren oder das Netzwerk zu erweitern. Darüber hinaus können Sie auch die User einbeziehen.

 

Fazit

Social Media–Arbeit ist zeitintensiv und vergleichbar mit der Betreuung eines Kundentelefons. Und diese Arbeitszeit und die erforderliche Manpower müssen unbedingt eingeplant werden.

Da die Zeit, die für die Betreuung der Social Media Kanäle von diversen Faktoren abhängig ist, wie Anzahl der Präsenzen, Strategie und Zielstellung, verwendete Medien, Thema und Interaktionsfreudigkeit der Nutzer, etc., ist das Zeitinvestment auch für jedes Unternehmen anders.

Für die Planung der Finanzmittel und des Personals ist es aber dennoch wichtig, die benötigte Arbeitszeit abzuschätzen. Hier helfen Faustregeln, die später mit Erfahrungswerten ergänzt werden müssen.

Bedenken Sie auch: Je bekannter Ihre Marke und Ihre Profile sind und je besseren Content Sie bieten, umso stärker wachsen Fan-Base und wahrscheinlich auch die User-Stimmen. Planen Sie dieses Wachstum ein – es wird einen Einfluss auf Ihr Zeitbudget haben.

 

 

Wie viel Zeit benötigen Sie für Ihre Social Media Arbeit?

Sagen Sie´s per Kommentar! 🙂

 

 

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Über den Autor:

Rita LöschkeRita Löschke ist Expertin für strategisches Marketing und Geschäftsführerin der SinnWert Marketing GmbH.

Seit über 13 Jahren ist Marketing ihr Broterwerb und ihre Leidenschaft. Sie trainiert, berät und unterstützt KMU-Marketer und Geschäftsführer in Marketingfragen. www.sinnwert-marketing.de


2 thoughts on “Zeitbudget-Kalkulation für die Social Media-Arbeit (inkl. Gratis-Kalkulator)

  1. Hallo Frau Löschke,

    bei uns im Content Marketing gilt das Mantra hochwertiger, nutzenstiftender Inhalte, die der jeweiligen Zielgruppe Mehrwert bieten. Mit diesem Beitrag liefern Sie ein wunderbares Paradebeispiel.

    Herzlichen Dank dafür!

    Beste Grüße

    Marc Ostermann

  2. Hallo Frau Löschke,
    ich ertappe mich immer wieder dabei mich in der Recherche für passende Themen zu verlieren, Anstatt einer halben sitze ich dann direkt mal zwei Stunden dran. Nachdem ich Ihren Artikel gelesen habe, versuche ich es vll. mal mit einer Checkliste, um meine Arbeit mehr zu strukturieren. Danke!

    Mit besten Grüßen
    Isabell Heise

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