Den Chef perfekt überzeugen: Entscheidungsvorlagen

EntscheidungAuch in der Marketingabteilung kommt es oft zu Situationen, in denen Managemententscheidungen erforderlich sind. Beispielsweise für die Freigabe finanzieller Mittel oder personeller Ressourcen. Dann gilt es, das Management schnell zu überzeugen und für sich zu gewinnen. Für diese Zwecke werden Entscheidungsvorlagen benötigt. Aber wie sieht so eine Entscheidungsvorlage aus und welche Informationen sollten enthalten sein? Welche Fragen die Entscheidungsvorlage beantworten sollte, zeigt dieser Artikel.

In einem Unternehmen sind täglich unzählige Entscheidungen zu treffen. Das Management hat oftmals nicht die Zeit, sich mit den Projekten im Detail zu befassen und muss deshalb auf die Vorarbeit und Empfehlung der Mitarbeiter vertrauen.

Schnell zum „Go“ mit einer Entscheidungsvorlage

In der Entscheidungsvorlage werden die wichtigsten Informationen komprimiert zusammengestellt und eine Empfehlung formuliert. Auf Basis dieser Informationen kann das Management im Idealfall ohne weitere Recherche eine fundierte Entscheidung treffen.

Der Vorteil für den Marketing- oder Projektverantwortlichen: Eine gute Entscheidungsvorlage vermittelt nicht nur Kompetenz, sondern beschleunigt auch meist die Entscheidung.

Vorab gilt es zu überlegen:

Was ist das Ziel?

Stellen Sie sich zunächst die konkrete Frage, wofür Sie die Entscheidungsvorlage verfassen und was Sie letztlich für eine Erwartung an den Empfänger/Leser der Entscheidungsvorlage, also den Entscheider oder das Entscheidungsgremium, haben.

Wer ist die Zielgruppe?

Überlegen Sie sich vorab, für wen Ihre Entscheidungsvorlage bestimmt ist:

  • Wem wird die Entscheidungsvorlage vorgelegt?
  • Handelt es sich um einen Leser oder sind mehrere Personen am Entscheidungsprozess beteiligt?
  • Was ist die konkrete Rolle des Lesers? Ist er der Entscheider, ein „Anwender“ oder ein Beeinflusser?
  • Was ist für den Leser wichtig? Welche Vorteile und Aspekte müssen Sie also in Ihrer Entscheidungsvorlage besonders herausstellen?
  • Welche Fragen könnten sich für den Leser ergeben? Und welche Vorteile und Nachteile aus Ihrer Entscheidungsempfehlung ergeben?
  • Auf welche Widerstände könnten Sie stoßen?

Layout und Aufbau der Entscheidungsvorlage

Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihre Entscheidungsvorlage als Word-Dokument oder PowerPoint Präsentation aufbauen oder ob Sie Zettel und Stift nutzen, um Ihre Empfehlung zu Papier zu bringen. Entscheidend ist der Inhalt.

Bei der Erstellung Ihrer Entscheidungsvorlage sollten Sie generell auf folgende Punkte achten:

  • Ist die Entscheidungsvorlage im Firmenlayout erstellt?
  • Gibt es eine Aussagekräftige Überschrift – ist also klar, worum es geht?
  • Ist die Vorlage klar und übersichtlich gegliedert? Ist eventuell ein Inhaltsverzeichnis erforderlich?
  • Ist die Entscheidungsvorlage vollständig und fehlerfrei (auch Rechtschreibung?)
  • Liegen fundierte Zahlen zugrunde? Sind diese für den Entscheider nachvollziehbar?
  • Ist ersichtlich wann und durch wen die Entscheidungsvorlage erstellt wurde?

Inhalt: Das gehört in die Entscheidungsvorlage

Entscheidungsvorlage

1. Management Summary

Das Management-Summary ist der wichtigste Teil der Entscheidungsvorlage! Es liefert kurz, knapp und auf den Punkt gebracht eine prägnante Inhaltszusammenfassung des vorliegenden Dokumentes und ist letztlich die eigentliche Entscheidungsempfehlung. Die restlichen Ausführungen dienen als Hintergrundinformationen. Meist umfasst das Management Summary nicht mehr als 1-2 Seiten und gibt Antwort auf die folgenden Kernfragen:

  • Worum geht es genau?
  • Welche Entscheidung ist zu treffen und warum?
  • Welche Optionen gibt es?
  • Nach welchen Kriterien wurden diese Optionen beurteilt?
  • Welche dieser Optionen wird empfohlen und warum?
  • Welche Konsequenzen sind mit der Entscheidung verbunden?

2. Darstellung der Problemstellung

Sie führen zunächst in das Thema ein und formulieren die konkrete Entscheidungssituation. Warum ist die Entscheidung erforderlich? Welche Problemstellung liegt zugrunde?

3. Ziele und Nutzen

Welchen Nutzen und welche konkreten Ziele haben die von Ihnen vorgeschlagenen Dinge? Was wird besser, mehr, einfacher, schneller, etc. wenn das Management Ihrem Vorschlag zustimmt? In welchem Verhältnis stehen eventuell Aufwand und Nutzen? Welche Nachteile, Einschränkungen und Konsequenzen könnten sich ergeben?

4. Handlungsempfehlung / Entscheidungsvorschlag

Welche konkreten Handlungsoptionen bestehen und welche Vor- und Nachteile ergeben sich ggf. aus den einzelnen Varianten? Was ist Ihr Entscheidungsvorschlag und warum? Ihre Entscheidungsvorlage liefert natürlich diverse Hintergrundinformationen und Fakten, auf Basis derer Sie Ihre Empfehlungen abgeleitet haben. Sie stellen die wichtigsten Daten in Ihrer Entscheidungsvorlage zusammen, um dem Leser nachvollziehbare und rationale Fakten für die Entscheidungsfindung liefern zu können.

5. Fazit und Empfehlung

Zusammengefasst: wie lautet Ihre Empfehlung und warum? Wie sieht eventuell eine konkrete Umsetzung aus? Welcher Zeitrahmen steht? Welche Kosten entstehen? Welcher Personaleinsatz ist nötig und welche sonstigen Aufwände sind zu erwarten? Welche nächsten Schritte stehen an? Wie ist der weitere Weg?

 

Zu guter Letzt präsentieren Sie Ihre Entscheidungsvorlage. Konzentrieren Sie sich auf das wesentliche und gehen stets ziel- und zielgruppenorientiert vor.

Viel Erfolg! 🙂

 

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