Checklisten: So verbessern Sie die Arbeitseffizienz im Marketing

Mit Checklisten vermeiden Sie (Routine-)Fehler, sparen Zeit, strukturieren komplexe Arbeitsabläufe und vergessen keine wichtigen Aufgaben mehr. Gerade im Marketing sind Checklisten deshalb unverzichtbare Werkzeuge.

Eine Checkliste strukturiert und dokumentiert Arbeitsvorgänge, indem sie einzelne Arbeitsschritte auflistet. Das hilft dabei, nichts Wichtiges zu vergessen, sichert wertvolles Wissen und erleichtert die Arbeit, denn man muss sich nicht erst in den Arbeitsvorgang hineindenken. Darüber hinaus sind Checklisten von Vorteil, wenn Aufgaben delegiert werden oder Dienstleister einbezogen werden müssen oder Teams gemeinsam ein Projekt bearbeiten.

Eine Checkliste kann sowohl für Routinetätigkeiten als auch für selten wiederkehrende Aufgaben erstellt werden und ist für „alte Hasen“ ebenso nützlich wie für neue Mitarbeiter.

Was zeichnet eine gute Checkliste aus?

• Sie unterstützt und vereinfacht Arbeitsabläufe und verlangsamt oder „überbürokratisiert“ sie nicht.
• Sie ist verständlich, selbsterklärend und sowohl für Laien als auch für Profis anwendbar.
• Sie ist klar und logisch strukturiert.
• Sie ist vollständig und auf den Punkt gebracht.
• Sie ist relevant, aktuell und effizient.
• Sie wird tatsächlich auch verwendet und verstaubt nicht in einer Schublade.
• Sie ist so hinterlegt, dass jeder Mitarbeiter sie bei Bedarf schnell finden und nutzen kann.

Checklisten gibt es für nahezu jeden Lebensbereich. Der Pilot nutzt sie beispielsweise vor Abflug, um keine Routinefehler zu begehen und im Privatleben erfreut sich u.a. die Urlaubscheckliste großer Beliebtheit, um einen Überblick über die vielen Kleinigkeiten zu erhalten und nichts Wichtiges zu vergessen.

Tipp: Eine Auswahl an Marketing-Checklisten finden Sie zum Beispiel an dieser Stelle.

Auch im Marketing stellen Checklisten ein sinnvolles Instrument dar, um Abläufe zu strukturieren und nichts zu vergessen.

Ob zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder zur Strukturierung komplexer Arbeitspakete und Projekte: Checklisten erleichtern die Arbeit im Marketing und sparen Zeit und Nerven.

Die wichtigsten Vorteile einer Checkliste zusammengefasst:

Checklisten …

• sparen Zeit
• reduzieren Fehler und geben Sicherheit
• helfen, nichts wichtiges zu vergessen
• sind ideal, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten und Aufgaben zu delefieren
• dokumentieren Wissen
• gewährleisten gleichbleibende Qualität
• strukturieren Abläufe und geben eine Planungsübersicht
• zeigen Bearbeitungsstatus und Fortschritte auf
• verhindern Doppel-Arbeiten

Folgende Schritte sollten Sie beim Erstellen einer neuen Checkliste beachten:

1. Die Aufgabe identifizieren, für die eine Checkliste angefertigt werden soll

Überlegen Sie, für welche Aufgaben eine Checkliste benötigt werden könnte. Stellen Sie sich die Frage, wer mit der Checkliste später arbeiten soll – danach richten sich Umfang und die Ausführlichkeit.

2. Arbeitsschritte sammeln und notieren

Im Idealfall werden während eines Arbeitsdurchgangs alle wichtigen Punkte gesammelt und notiert. Das stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Schreiben Sie alles auf, was z. B. während einer Eventorganisation zu beachten ist. Ggf. können Sie die anfallenden Arbeiten zusammenfassen oder Kategorien bilden.

Im Internet gibt es unzählige Vorlagen und Beispiel-Checklisten. Erfinden Sie das Rad nicht immer neu – Sie können vorhandene Checklisten natürlich aufgreifen, prüfen und an Ihre individuellen Gegebenheiten und Ziele anpassen.

3. Testen

Die Checkliste muss sich nun in der Praxis bewähren. Wichtig ist, dass Mitarbeiter Kenntnis über die Existenz der Checklisten haben, um damit auch tatsächlich arbeiten zu können. Ermöglichen Sie ein Feedback zur Checkliste, um diese auch kontinuierlich verbessern zu können.

4. Korrigieren und Ergänzen

Eine Checkliste muss aktuell, relevant und inhaltlich richtig sein. Um das zu gewährleisten ist eine gewisse Flexibilität erforderlich. Stellen Sie sicher, dass dies stets der Fall ist. Arbeiten Sie Verbesserungen und Korrekturen kontinuierlich ein und sorgen dafür, dass Mitarbeiter immer nur mit der aktuellen Version der Checkliste arbeiten.

Checklisten-Formate

In welchem Format eine Checkliste zur Verfügung gestellt wird, spielt keine Rolle und ist voll und ganz von Ihren individuellen Vorlieben, Gewohnheiten, Zielen und verfügbaren Mitteln abhängig.

Ob als Excel Sheet, Word-Dokument, PDF, unter Hinzunahme spezieller Software und Tools oder klassisch auf Papier: Das, was für Sie praktikabel ist, ist in Ordnung.

Tipp: MS Word bietet nicht nur eine Anleitung, wie Sie abhakbare Checklisten erstellen können, sondern liefert auch gleich jede Menge Vorlagen und Beispiele. Gleiches gilt für Excel. Wer mag, kann auch kleine Online-Tools und Apps zur Aufgabenverwaltung nutzen, wie beispielsweise Evernote (Basic kostenfrei), Remember the Milk (Grundfunktionen kostenfrei) oder Wunderlist (Basis-Account kostenfrei).

 

 

 

 

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